Privacyverklaring

Privacyverklaring
(Versie 1, 22 mei 2018)

De fotoclub “Fotomorgana”, gevestigd te Schagen, verwerkt persoonsgegevens van haar leden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG) vereist dat Fotomorgana zorgvuldig omgaat met deze gegevens, de privacy van haar leden waarborgt en helder is over het verwerken van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Fotomorgana de AVG implementeert.

Deze Privacyverklaring kan gewijzigd worden. Minimaal één keer per jaar evalueert Fotomorgana dit privacyreglement en wijzigt het als dat nodig is. Bij elke wijziging zal de versie en de laatste wijzigingsdatum worden weergegeven.

Contactgegevens
Naam: Fotoclub Fotomorgana
Adres: de actuele adresgegevens vindt u op onze website
Email: de actuele contactgegevens vindt u op onze website
Website: http://www.fotoclub-fotomorgana.nl

Waarom wij persoonsgegevens verwerken
Fotomorgana verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:
• Leden, t.b.v.:
o het afhandelen van contributiebetalingen;
o onderlinge communicatie (bijvoorbeeld bij foto-uitjes of clubavonden)
o het sturen van nieuwsbrieven of mededelingen
o het inschrijven voor cursussen of wedstrijden
o controle van de boekhouding
• Sprekers, leveranciers en anderen die contact zoeken met Fotomorgana:
o t.b.v. noodzakelijke communicatie en het afhandelen van betalingen;
• Belangstellenden, contactpersonen van andere organisaties
o t.b.v. communicatie

Persoonsgegevens die wij verwerken
Fotomorgana verwerkt persoonsgegevens van leden, sprekers, leveranciers en personen die contact zoeken met Fotomorgana. Fotomorgana verwerkt alleen persoonsgegevens die door betrokkene zelf zijn aangeleverd. Voor leden geldt dat elk lid bij toetreden als nieuw lid Fotomorgana toestemming geeft om deze gegevens te verwerken voor de duur van het lidmaatschap of, indien er wettelijke verplichtingen van toepassing zijn, voor de duur van de wettelijke verplichting.
Fotomorgana verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor de doelen beschreven onder “Waarom wij persoonsgegevens verwerken”. Deze gegevens zijn:
– Voor- en achternaam;
– Geslacht;
– Contactadres gegevens;
– Telefoonnummers;
– E-mailadressen;
– Links naar persoonlijke websites van leden.
– Lidnummer fotobond

Hoe wij Persoonsgegevens verwerken
Persoonsgegevens worden bij Fotomorgana bij voorkeur digitaal verwerkt en op één locatie opgeslagen. Van deze gegevens wordt regelmatig een backup gemaakt op een aparte datadrager. Deze wordt off-line bewaard.
Een uitzondering op bovenstaande wordt gemaakt voor informatie die terecht komt in de mailboxen van bestuursleden of individuele leden. Hierover heeft Fotomorgana redelijkerwijs geen controle. Elk lid wordt bewust gemaakt van de noodzaak om persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen.

Hoe verwerken wij foto’s
Volgens de definities in de AVG zijn foto’s waarop mensen staan die zonder veel moeite te identificeren zijn persoonsgegevens. Als uit deze foto’s ook nog ras, geloof of gezondheid af te leiden zijn, worden ze zelfs beschouwd als bijzondere persoonsgegevens.
Om te voldoen aan de AVG zal Fotomorgana bij publicatie van foto’s met daarop identificeerbare personen de auteur (de fotograaf) vragen om aan te tonen dat toestemming (volgens de definitie in de AVG) is verkregen voor deze specifieke publicatie. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de toestemming ligt bij de fotograaf.
Wij publiceren foto’s op onze website en op onze Facebook pagina. Wij zullen geen foto’s online publiceren waarop personen herkenbaar weergegeven worden, tenzij daar expliciet en schriftelijk toestemming voor is gegeven. Wij zullen op zorgdragen voor inzage, correctie of verwijdering van foto’s als daarom wordt gevraagd door betrokkenen. Er kan van ons echter niet redelijkerwijs verwacht worden dat kopieën van deze foto’s, waarover wij geen controle hebben, ook worden gewijzigd of verwijderd.
Foto’s die door leden worden getoond tijdens onze besloten clubavonden worden niet bewaard of gepubliceerd en vallen daarom buiten de reikwijdte van de AVG.
Foto’s die zijn afgedrukt en tentoongesteld zullen na de tentoonstelling zo snel mogelijk worden geretourneerd aan de fotograaf.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Fotomorgana verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens over ras, geloof of gezondheid.

Delen van persoonsgegevens met derden
Fotomorgana verstrekt persoonsgegevens van leden aan leden, bijvoorbeeld in de aanloop naar uitjes of andere evenementen. Daarvoor geeft elk lid bij het toetreden tot de vereniging toestemming. Jaarlijks wordt een ledenlijst rondgestuurd onder de leden, met daarin naam, adres, telefoonnummer en email adres. Fotomorgana verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden uitsluitend als dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen óf na specifieke toestemming van het lid.
Fotomorgana verstrekt persoonsgegevens aan de Nationale Fotobond, waarbij zij aangesloten is. De privacyverklaring van de Fotobond is hierop van toepassing.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Fotomorgana bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Na de bewaartermijn zullen alle persoonsgegevens worden verwijderd voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Bij beëindiging van een lidmaatschap zullen persoonsgegevens binnen 4 weken uit onze systemen worden verwijderd mits voldaan is aan de eisen die gesteld worden bij aanvaarding van het lidmaatschap. Ook zullen alle foto’s waarvan het vertrekkende lid de auteur is worden verwijderd van interne opslagsystemen en (voor zover mogelijk) van (online) publicaties.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Fotomorgana neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Daartoe worden de gegevens opgeslagen op één locatie, zijn de gegevens beveiligd met wachtwoorden, is de directe toegang tot de gegevens beperkt tot alleen de noodzakelijke systemen en personen en zijn de toegangscodes voor gegevens en systemen uitsluitend bekend bij de secretaris van Fotomorgana.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
De website van Fotomorgana gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. Ook wordt geen gebruik gemaakt van diensten zoals Google analytics.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Iedereen waarvan Fotomorgana de persoonsgegevens verwerkt heeft het recht deze gegevens in te zien, incorrecte gegevens te laten corrigeren of gegevens te laten verwijderen (tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn voor de registratie van een lid).
Daarnaast heeft elk lid het recht om een gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken en heeft een lid recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat Fotomorgana op verzoek van een lid zijn of haar persoonsgegevens beschikbaar moet stellen aan het lid of een andere organisatie.
Bovenstaande verzoeken kunnen worden gestuurd aan de secretaris van Fotomorgana, het mailadres vindt u op onze website. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op elk verzoek.

Melden datalek
Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens die door Fotomorgana worden verwerkt in handen (dreigen te) komen van derden die geen toegang tot deze gegevens zouden mogen hebben. Bijvoorbeeld als een laptop, USB stick of andere datadrager waarop persoonsgegevens staan wordt gestolen of kwijtraakt. Of als duidelijk wordt dat derden zich toegang hebben verschaft tot opgeslagen persoonsgegevens.
Bij het constateren van een datalek zal het bestuur de betrokkenen inlichten over het datalek. Als het datalek een mogelijk groot risico inhoudt voor de betrokkenen, zal Fotomorgana het lek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Evaluatie
Minimaal één keer per jaar zal het bestuur van Fotomorgana een evaluatie doen van de AVG en de resultaten meedelen tijdens de algemene ledenvergadering.

Klachten
Fotomorogana wil u er tevens op wijzen dat het mogelijk is een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tipons